El Sistema de Agendamiento con IA y Cal.com en Maibot se concibe como una solución integral que simplifica drásticamente el proceso de programación de citas, haciéndolo eficiente y automatizado. Esta "Visão Geral" abarca desde la configuración inicial hasta la ejecución de complejos flujos de agendamiento, reagendamiento y cancelación, todo ello diseñado para ser lo más sencillo posible para el usuario.
A continuación, se desglosan los componentes y procesos que hacen que esta automatización sea sencilla y poderosa:
• Configuración y Conectividad con Cal.com
◦ Creación de Eventos y Disponibilidad: El proceso comienza en Cal.com, donde se configuran los tipos de eventos (por ejemplo, "Live 0307" con duración de 30 minutos) y la disponibilidad de horarios (días y franjas horarias específicas). Es fundamental vincular la cuenta de Google Calendar para sincronizar automáticamente los agendamientos y generar enlaces de Google Meet.
◦ Campos Obligatorios: Cal.com exige que el nombre y el correo electrónico sean campos obligatorios para la programación, una restricción inalterable por parte de Maibot. Otros campos, como el teléfono, pueden hacerse obligatorios, pero requieren configuración adicional en Maibot.
◦ Webhooks para Automatización Post-Evento: Se pueden configurar webhooks en Cal.com para disparar acciones en Maibot al finalizar una reunión (por ejemplo, eliminar el ID de agendamiento y enviar una encuesta de satisfacción), lo que contribuye a la facilidad del ciclo de vida del agendamiento.
◦ Integración con Maibot: Una vez configurado Cal.com, se obtiene una clave API que se integra en Maibot. Esta integración permite que todos los eventos creados en Cal.com aparezcan automáticamente en Maibot, facilitando la búsqueda de disponibilidad, el agendamiento, la reagendación y la cancelación. Esta integración es "muy fácil".
• El Asistente de IA (Prompt) y su Lógica Simplificada
◦ Instrucción Crítica: El núcleo de la automatización fácil es el asistente de IA (como GPT-4.1 Mini), configurado con instrucciones críticas para ser un asistente de agendamiento. Su función principal e "indispensable" es la recolección de fecha, hora y correo electrónico para el agendamiento.
◦ Funciones de API: El prompt utiliza funciones de API específicas como busca_disponibilidade (buscar disponibilidad), salva_dados (guardar datos) y realizar_agendamento (realizar agendamiento) para interactuar con Cal.com. Estas funciones se activan en los "bastidores" sin que el cliente las perciba.
◦ Sencillez del Prompt: Se destaca que el prompt es "extremadamente simple", a menudo utilizando el prompt estándar de creación de asistente con mínimas modificaciones, lo que lo hace accesible incluso para usuarios sin experiencia profunda. La IA es lo suficientemente inteligente como para manejar formatos de datos como ISO 8601 sin necesidad de instrucciones explícitas en el prompt.
◦ Manejo de Contexto: El asistente principal mantiene el contexto de la conversación, incluso cuando el usuario interactúa a través de múltiples flujos o "Smartflows" que se ejecutan en segundo plano. Esto asegura que la IA entienda lo que está sucediendo sin perder el hilo de la conversación.
• Flujos de Trabajo (Smartflows) en Segundo Plano
◦ Modularidad de los Flujos: La "mágica" facilidad se logra a través de la ejecución de varios "Smartflows" que operan de forma independiente pero coordinada en segundo plano. Esto significa que el usuario interactúa con un único "looping" en el frontend, mientras que la lógica de búsqueda, agendamiento, cancelación, etc., se ejecuta "escondida".
◦ Ejemplos de Flujos:
▪ Inicio de Agendamiento: Un flujo inicial saluda al cliente y pregunta si desea buscar disponibilidad.
▪ Búsqueda de Disponibilidad: Un flujo separado busca los horarios disponibles en Cal.com, los guarda en un campo personalizado y los presenta al usuario de manera organizada.
▪ Agendamiento: Una vez que el usuario elige una fecha y hora y proporciona su correo electrónico, otro flujo en segundo plano crea el agendamiento en Cal.com y en Google Calendar.
▪ Notificación al Agente: Un flujo adicional notifica al agente sobre el nuevo agendamiento, incluyendo un resumen de los datos.
▪ Reagendamiento y Cancelación: Se han implementado nuevas funciones que permiten al asistente detectar si el usuario ya tiene una cita activa (verificando el Booking_ID en su perfil) y ofrecer opciones para reagendar o cancelar. Si se opta por reagendar, se cancela la cita existente y se inicia un nuevo proceso de agendamiento.
▪ Finalización de Conversación: Un flujo específico se activa cuando la IA detecta la intención del cliente de finalizar la conversación, lo que asegura que el cliente no reciba seguimientos innecesarios y que la interacción sea natural.
▪ Post-agendamiento (Eliminar ID y NPS): Un flujo activado por webhook (desde Cal.com) elimina el ID de agendamiento del perfil del contacto y puede enviar una encuesta de satisfacción (NPS) una vez finalizada la reunión.
• Beneficios de la Facilidad
◦ Proceso Simplificado: La automatización se ha vuelto "mucho más fácil" gracias a la cantidad de funciones disponibles y la ejecución en segundo plano, evitando flujos complejos con "montón de hilos pasando por todos lados".
◦ Experiencia de Usuario Fluida: Al operar en el background, el cliente tiene una interacción continua y unificada, sin percibir que está pasando por diferentes flujos o lógicas.
◦ Menos Esfuerzo Manual: Se reduce la necesidad de intervención manual, liberando tiempo para otras tareas. El agendamiento manual sigue siendo una opción disponible en el sistema.
◦ Robustez y Precisión: El sistema incluye verificaciones, como la confirmación de la cita en Cal.com antes de informar al cliente, para asegurar la precisión del agendamiento.
◦ Evolución Progresiva: El sistema se construye de forma "progresiva", comenzando con un agendamiento simple y luego añadiendo funcionalidades más avanzadas como el reagendamiento y la cancelación, lo que facilita su adopción y expansión.
En resumen, el Agendamiento en Maibot se basa en una integración fluida con Cal.com, un asistente de IA con instrucciones claras y concisas, y la ejecución inteligente de múltiples flujos de trabajo en segundo plano. Esto permite automatizar un proceso que antes era complejo de una manera "muy fácil" y robusta, mejorando significativamente la experiencia tanto para el cliente como para el agente.